Réorganisation du service social d’une ville romande

Domaines: Coaching, Evaluation, Gestion du changement, Organisation, Stratégie

Secteur: Public

Partenaires: Myriam Malherbe, Violette Ruppanner

La situation

Illustration - Strategos - Conseil en entreprise, management, stratégie et développement organisationnel Il s’agit d’un service social ayant grandi de manière organique pour répondre à de nouvelles missions. Son organisation s’en est trouvée quelque peu déséquilibrée avec un chef de service et des adjoints sous pression. Un manque de ressources se faisait également sentir. Or les finances communales ne permettaient pas l’augmentation de celles-ci.

Comment ça s’est passé

Après une étude poussée de tous les documents existants (exemples : cahier des charges, diagrammes de fonction, attribution des tâches) et une discussion de fonds avec la direction du service pour dessiner les contours de la démarche, nous avons rencontré tous les collaborateurs dans des entretiens ou des ateliers en vue de d’effectuer un constat détaillé. Celui-ci a été réalisé à différents niveaux : identification des missions spécifiques et transversales des différents acteurs, définition des activités et processus-clés,  recherche des sources de blocage et de frictions, bilan des interactions au sein du service et avec les partenaires extérieurs ainsi qu’une clarification de leurs besoins en termes de pilotage et d’autonomie. D’un autre côté, nous avons également défini avec la direction et le politique les enjeux du service à moyen terme. Ces deux démarches parallèles nous ont permis d’identifier les pistes pour travailler avec la direction sur une adaptation de l’organisation du service, tenant compte des perspectives d’avenir et des compétences propres de chacun des collaborateurs. De plus, certains processus/activités ont pu être remis en cause, simplifiés ou développés selon les besoins (exemple : informatisation de certains processus manuels sans valeur ajoutée). L’objectif a aussi été de profiter de la démarche pour s’assurer du bien-fondé de toutes les activités.

Le résultat

La réorganisation a pu se finaliser avec l’appui des collaborateurs sans augmenter les ressources en personnel. Elle a également permis de déléguer plus de tâches et de responsabilités au niveau des collaborateurs et de diminuer ainsi la charge de la direction. Six mois après sa mise en place, le service est satisfait. Notre relation de partenariat avec la direction et le dialogue institué entre la direction et les collaborateurs ont été des sources importantes de succès.