Évaluer un partenariat pour créer plus de valeur pour toutes les parties

La situation

Évaluer le partenariat institutionnel entre un département fédéral et une institution suisse, tel était le mandat remporté par Strategos dans le cadre d’une mise au concours internationale.

Un département fédéral a un partenariat avec une institution suisse depuis 2007, relation qui n’avait été évaluée qu’une fois en 2011. Au fil des années, la collaboration s’avérait toujours régulière et fructueuse. Toutefois, quelques zones de tension, dues à des éléments structurels ainsi qu’à des perceptions différentes des besoins et enjeux, étaient apparues et affectaient le partenariat.

Au terme du mandat, trois domaines de tension principaux ont été identifiés:

  • Premièrement, l’accord de partenariat impliquait des unités distinctes du département avec des besoins différents, sans qu’une responsabilité globale du partenariat n’ait été définie.
  • Deuxièmement, le contrat était renouvelé tous les deux ans, ce qui nécessitait une renégociation fréquente, créait de l’insécurité pour le partenaire et ne permettait pas d’inscrire pleinement ce partenariat dans la stratégie quadriennale fédérale.
  • Troisièmement, le contrat comportait deux volets distincts, avec d’une part l’octroi d’une subvention et d’autre part un contrat de prestations. La conséquence était que les partenaires se trouvait par moments dans une relation donateur-bénéficiaire et dans d’autres dans celle de client-fournisseur, ce qui créait de tensions sous-jacentes.

 

En été 2021, l’évaluation du partenariat avait été mis au concours par le département sur le site international ALNAP . L’objectif général déclaré dans les termes de référence était de déterminer la pertinence, les résultats et l’impact du partenariat stratégique.

Ce sont nos compétences en évaluation et métier ainsi que notre vif intérêt pour le dossier qui nous ont conduit à soumettre une offre.  Une semaine après notre soumission, le mandant nous a informé que nous avions remporté le mandat haut la main.

Comment cela s'est passé

Le contrat de partenariat arrivant à terme à fin 2021, le mandant souhaitait que les conclusions et recommandations de l’évaluation soient disponibles au plus vite.

La séance de lancement a donc eu lieu à Berne le 11 août. Sur cette base, les éléments essentiels du mandat ont été affinés et consolidés dans un rapport initial envoyé la semaine suivante. Il s’agissait notamment de l’approche méthodologique, de la matrice d’évaluation avec les hypothèses et sources de données, des interlocuteurs à consulter, du déroulement de l’évaluation, de l’assurance qualité et de la structure du rapport final.

Le premier entretien a eu lieu avec l’équipe de direction du partenaire dans ses locaux le 2 septembre. Ensuite une quinzaine d’entretiens par visioconférence tenus en allemand, dialecte, anglais et français se sont enchaînés jusqu’à fin septembre, en parallèle de l’analyse du corpus documentaire.

Pour des raisons de délai, un atelier pour discuter des conclusions et des recommandations n’a pas pu être organisé.

Un rapport en anglais avec un modèle d’impact détaillé a été rédigé sur la base de l’approche méthodologique suivante:

évaluer strategos

Ce travail a été facilité par l’utilisation du logiciel professionnel d’analyse de données qualitatives, quantitatives et mixtes, MAXQDA.

Le rapport préliminaire a été fourni le 13 octobre, puis le rapport final mi-novembre, soit quelques jours après le feedback reçu du mandant.

Le résultat

Les principales conclusions du mandat étaient les suivantes:

  • Le travail du partenaire a été loué par toutes les personnes interrogées. Cependant, un travail de clarification en termes de positionnement et de stratégie a été considéré comme nécessaire, travail qui par ailleurs était déjà en cours. De plus, il semblait y avoir une tension entre les prestations du partenaire, qui ne répondaient pas pleinement aux attentes du département, et les interlocuteurs terrain qui reconnaissaient une contribution significative, voire essentielle dans le domaine concerné.
  • La contribution du partenariat à la politique fédérale ne correspondait pleinement ni aux attentes du département ni aux capacités du partenaire. En tant que mandant, le département disposait d’un levier plus important pour aligner ses propres besoins avec la capacité de prestation de services du partenaire financé.
  • Le protocole d’accord actuel devait être clarifié par rapport aux types de relations qu’il crée entre les parties (donateur-bénéficiaire ou client-fournisseur), car le financement de base constituait clairement une subvention alors que le financement projet dépendait des services fournis.
  • Le partenaire appelait à un durée de contrat de quatre ans, délai pouvant de plus être synchronisé avantageusement avec le cycle stratégique du département.

 

En d’autres mots, le partenariat continuait d’être mutuellement bénéfique, ce qui était précieux. Toutefois, ses contours devaient être ajustés en termes de contenu et de format pour mieux répondre à l’évolution des besoins des partenaires et du contexte. Ainsi une valeur ajoutée plus importante pourrait être crée pour le département et le partenaire financé.

Sur la base de ces conclusions, dix recommandations spécifiques ont été adressées aux parties prenantes concernées.

Du point de vue du mandant, le rapport était très réussi, notamment parce qu’il était bien structuré, clair, complet et facile à lire. Il a ajouté: les recommandations pour améliorer la collaboration avec notre partenaire sont extrêmement précieuses et nous serviront de base pour élaborer la suite de celle-ci.

 

Sandra Wirth et Jérôme Billotte sont membres de la Société suisse d’évaluation SEVAL. Notre démarche et d’autres travaux sont présentés sur notre page dédiée à l’évaluation.

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