Accompagner l’actualisation du catalogue de prestations pour un office fédéral

La situation

Un Office fédéral nous a mandaté pour les accompagner dans la mise à jour de leurs descriptifs de postes. La centaine de collaborateurs concernés par cet exercice, présents en Suisse alémanique et en Suisse romande, sont organisés en quatre centres régionaux.

Le projet se divise en quatre phases, où nous intervenons actuellement dans les deux premières:

  • Phase I – Établir un catalogue des prestations et des tâches telles qu’effectuées actuellement
  • Phase II – Définir les prestations et les tâches devant être effectivement fournies, par quels profils et sous quelle forme
  • Phase III – Décision et adaptation
  • Phase IV – Organisation de la mise en place

Comment cela s'est passé

Dans le cadre de la phase I, l’objectif consiste à établir un descriptif de toutes les tâches effectuées par tous les profils dans un centre régional puis de l’enrichir avec les données des autres centres. Nous intervenons tant au niveau méthodologique, de la préparation des livrables en français et allemand ainsi que de l’accompagnement du changement. Ainsi, nous pourrons nous baser pour la phase suivante sur une description quantitative et qualitative de la réalité opérationnelle actuelle des centre régionaux, plutôt que sur des cahiers des charges quelque peu datés.

La seconde phase visera à construire le futur catalogue des prestations de l’Office, grâce à une analyse des données récoltées en phase I, à une enquête auprès des collaborateurs et à un approfondissement par des entretiens spécifiques.

Le résultat

L’équipe de projet a été constituée sous la direction d’un chef de projet interne. Le travail est réalisé en français et en allemand.

En décembre 2020, les centres régionaux établissent les profils de poste avec les prestations correspondantes, y compris le temps de réalisation et les rôles et responsabilités respectives. Ces informations seront consolidées et analysées en 2021 pour servir de base à la phase II, qui définira plusieurs scénarios d’organisation future.

Le mandat est donc en cours et se poursuivra jusqu’en 2021.

Autres réalisations de


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