Accompagner l’actualisation du catalogue de prestations pour un office fédéral

La situation

Un Office fédéral nous a mandaté pour les accompagner dans la mise à jour de leurs descriptifs de postes. La centaine de collaborateurs concernés par cet exercice, présents dans l’ensemble de la Suisse, sont organisés en quatre centres régionaux.

Le projet se divise en quatre phases et nous sommes intervenus dans les deux premières:

  • Phase I – Établir un catalogue des prestations et des tâches telles qu’effectuées actuellement
  • Phase II – Définir les prestations et les tâches devant être effectivement fournies, par quels profils et sous quelle forme
  • Phase III – Décision et adaptation
  • Phase IV – Organisation de la mise en place

Comment cela s'est passé

Dans le cadre de la phase I, l’objectif consistait à établir un descriptif de toutes les tâches effectuées par tous les profils dans un centre régional puis de l’enrichir avec les données des autres centres. Nous sommes intervenus tant au niveau méthodologique, de la préparation des livrables en français et allemand ainsi que de l’accompagnement du chef de projet. Le livrable de la phase était la documentation et la description du catalogue de prestations actuel dans un rapport dédié.

Pendant la phase II, nous avons accompagné l’équipe projet dans l’évaluation des taches actuelles à la lumière des nouveaux développements technologiques et de gains d’efficience, par exemple par la création de centre de compétences nationaux dans des domaines spécifiques. L’ensemble des opérations de l’organisation était désormais concernée: les centres régionaux et les services centraux. A nouveau, cette phase a été documentée et décrite dans un rapport spécifique.

 

 

Le résultat

Le travail effectué a permis d’amener tous les éléments nécessaires pour la phase suivante, qui consiste essentiellement dans la réécriture des cahiers des charges de tous les métiers des centres régionaux.

« La phase II a été totalement validée, approuvée dans ses résultats et donc bouclée par le comité directeur. C’est un beau succès et je tiens à vous remercier pour votre soutien! », tel est le retour par mail reçu de la part du chef de projet.

 

Autres réalisations de

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